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成為新手主管該懂的十件事

by Vivian Yeh
crop woman working with documents in workspace

一切就從我的工作代辦事項變成兩份開始吧!一份是自己該做的;一份是要追蹤部署的,因為你的上班時間會從此開始要分出來給部屬,為他擔心他的進度。

這一篇文章,有點像是我給自己的新手主管兩個月以來的總結,發生了一些事、有一些辛苦、壓力纏身,我以過來人的經驗聊聊「新手主管」該知道的事、不該犯的錯,但很有趣的是,因為當了主管,讓我更了解我主管的心聲,反而讓我更能理解到自己主管的立場,幫助到自己對上的應對處事。

果真,自己真的在那個位置後,才能更設身處地的為對方著想。

1. 別抱持著當朋友的心態來帶人

這是我自己對自己的提醒,也是許多身邊過來人朋友們當主管的經驗,這似乎是每一個新手主管都會犯的錯!因為在那麼一開始,我們都是天真的以為能夠以朋友的方式和睦共處,因為誰天生想管事、念人呢?如果好好說話就能達成目的,相信誰也不想當壞人。

但這也是我老闆告訴我的主管守則第一條:千萬別抱持著當朋友這種心態,因為之後你會很難做事,維持情誼與目標達成,你不太可能兼得,「朋友」這兩個字會阻礙你對於工作的堅持與推展,除非你找到一個完美部署,那不如不要為難自己,因為很有可能你還會遇到fire人這一步,那又是another story了。

2.如果總是想當好人,最終你會成為罪人

這題可能下的標有點重,但如果你總是想當好人,不把話說清楚,不告訴部署他的問題點,不溝通合作上的問題,那麼在末了,當你直接判他死刑時,他一定會恨你,因為你不曾給他改過、修正的機會,人家常說忠言逆耳,人終究會理解什麼才是對他好,即使當下他不能接受。

什麼時候該說重話,什麼時候該睜一隻眼閉一隻眼,什麼時候給予獎勵,發現要在符合時宜時說出對的話,好像也沒想像的那麼簡單。

3.揮別冒牌者心態,你不需要什麼都會

帶領與自己同齡或更年長的屬下,其實內心是會有些糾結的,會害怕自己能力不足、害怕部署不認同自己,但其實換個角度想,你的職位就是他們的主管,與其害怕自己做不好,不如把重心放在你該做的事,不懂的地方請部署提出意見,大家互相討論,當你放下「自己什麼都該會,才能當主管的心」,才會真的放過自己,成為真誠又溫暖的存在。

其實去觀察每一位主管們,他們不一定是每個技能都熟知,但他懂大局,懂得如何整合、應用,像是品牌端的行銷有非常多function,主管一定有一個擅長的領域,但不會是每個領域都熟悉,因此才需要各個專業領域的成員,一起來創造出更好的成績。

4.從與部署的溝通中看見自己的盲區,幫助自己成長

每一次與部署發生認知、溝通上的問題時,都讓我深深反省,不斷思考找出自己的盲點,尤其發現這些盲點也同樣在私底下感情中也會發生時,令我相當震驚,原來一個人的問題,會在各種關係上展現,而我們不一定自知,能夠在工作中發現自己的問題,並因此開始改善與改變,這個部分是工作中非常有價值的發現。

5.溝通不代表有達成共識,務必請對方重述他的理解

每一個人在個性或曾經待過的產業不同,會造就在認知上的不同,我曾有過幾次經驗,認為我們雙方已經溝通的很清楚,但實際呈現出來的結果,卻還是與我想像的相差甚遠,幾次下來,真的會開始自我懷疑,懷疑自己的溝通能力,不理解到底問題出在哪裡,造成了這樣的結果。

因此我後來都會再次確認,並再請對方說明一次他所理解的事,由他自己來說,記憶也會更加深刻,後來發現,這個方式會讓我們比較早就釐清雙方認知不同這件事,也讓我發現,原來在同個場合、同個會議裡,雙方的理解,或是放的重點,可以差異這麼大,而這些就是需要慢慢磨合的,又或是根本上就不適合,也能趁早知道做下一步的安排。

6.有一好沒兩好,這年頭找個「適當」的人,真的很不容易

以前的我,想找的合作夥伴是有自己想法、能夠獨立作業的人,但我當了主管後,似乎也開始理解為什麼有些主管想找聽話的部署,因為有想法的人,一旦分寸沒拿捏好,又堅持己見,不知孰輕孰重的時候,就會變成一個災難。因此我後來推論出「有想法」這個特質很好,但也一定要同時擁有「同理心」和「理解力」這兩項特質,才能成為一個加分選項。

有些時候,新來的夥伴能力很強,但不能同理公司文化或運作模式時,當主管的要有所取捨,而且與此部署溝通的時間成本增加,且還要「說服」部署,才能去運作某件專案的時候,這勢必是個警訊。

7.千萬別覺得什麼都自己來最快,這會害了你

相信很多新手主管一定都有這個衝動!因為自己做習慣了,教人和自己做,一定是教人要付出比較多心力,因為被教導的人也不一定好教、願意學,但儘管如此,還是要抱持著耐心去傳承,因為你應該花更多時間在做更高階、更多決策面的事情上。因為逞一時之快,未來你就會要去承擔更多,而且部署也很難成長,畢竟教導部署也是主管的職責。

8.別覺得他應該知道的,他就一定知道

別僅僅單靠猜測,就認定一件事,因為很多事情都會顛覆你的想像。畢竟其他人不是你,「你以為」他如何如何,你問過他真的知道了嗎?如果只是你認為他該知道,他還真的就是不知道,多次以後,會讓你的失望值破表,讓你再也不信任這個人,但其實這些都僅止於你的猜測,因此對他來說並不公平,多問一句、多關心一句吧!一切事情會順利很多。

9.別讓他的所有行為都控制著你的喜怒哀樂

帶領一個部署,有點像是帶了一個孩子,他對外的表現,好像是與你息息相關,即便大家都是獨立的個體,你也不是他的貼身保母,但就會有某種責任上身,如果他得罪了其他部門的主管,那麼大家會認為你教導無方,他的行為不得體,也會覺得你用人不當,因此會開始變成像老媽子一般一直提醒著大大小小事,也漸漸開始討厭這樣的自己。

我一開始一直把部署的所有表現當成自己的表現,而當他一直無法符合你的預期時,會開始一直自我檢討,但後來我發現錯了,不應該如此,因為每個人的能力與性格都是不一樣的,你應該要負起教導的責任,但他個人的表現你無法掌控,當然中間需要磨合,但其實最終問題只是適不適任罷了,其他的情緒,都是多餘。

10.當你開始瞭解主管在想什麼,應用至你的對上管理吧

以前會覺得主管一直在假日去抓一些錯誤或提醒一些事,讓人覺得很煩,但自己當了主管才知道,他平日根本沒有空去看這些,但因為他有責任感,因此他花了假日時間來做這件事;又像是你拖到最後一刻才把東西交出來,有想過從你交出後的那一刻,才是主管開始審核的時間,你越拖延,就越壓縮主管的時間,但對於部署來說,他交出去後就沒他的事了。

你有沒有想過,或許我們從來沒有好好為主管想過,沒有從他的高度和立場思考過事情,因此一直在現在的位置…

我本身其實以前就是會以主管立場去想事情的人,我會思考如何回覆能夠讓主管更好進入下一階段,如何可以在發生問題時,不只是提出疑問,而是提出有建設性的想法,但當了主管之後,多了更多的感同身受,我開始理解他的無奈、他的辛苦、他的壓力,在某幾次我與主管的溝通時,會突然反射出我與部署溝通時的場景,不禁讓我開始反省,自己某些時候的講話方式,是不是也不那麼恰當,有點像是因為你知道怎麼樣會傷人,所以避免自己重蹈覆徹,我很開心我開始設身處地的理解「主管」這個角色,並從中看見自己。

延伸閱讀:新手主管經過「責任」的淬煉,成為更好的自己

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